aaarss

Evenementen organiseren

Jeugd

Cyriel Buyssestraat 15
9850 Nevele
tel. 09 321 92 29
jeugddienst@nevele.be

Milieu, Natuur en Duurzaamheid

Cyriel Buyssestraat 15
9850 Nevele
tel. 09 321 92 46
milieudienst@nevele.be

Uitleendienst en Zaalreservaties

Zeistraat 41
9850 Nevele
tel. 09 321 92 56
reservaties@nevele.be

Evenementen en Feestelijkheden

Cyriel Buyssestraat 15
9850 Nevele
tel. 09 321 92 27
diego.decoster@nevele.be

Wat?

Een evenement is een publiek toegankelijk evenement en/of een privé-evenement op het openbaar domein.

Voorbeelden:

  • doortochten( vanaf 15 deelnemers): fiets- en wandeltochten, georganiseerde auto- en motorritten, huifkarrentochten, sneukeltochten, stoeten, betogingen, …
  •  fuiven, optredens, opendeurdagen die een impact hebben op de openbare orde, …
  • eetfestijnen, buurt- en wijkfeesten (indien op het openbaar domein of indien hinderlijk voor de omgeving)
  • innames openbaar domein met verkoopstanden, promotiemateriaal, tenten, …
  • loop-, wieler- en motorwedstrijden

Aangifte

Wie een evenement organiseert dient dit te melden aan het gemeentebestuur door middel van het evenementenformulier (zie verder onder formulieren). De aangifte moet minstens twaalf weken voor aanvang van het evenement gebeuren. Organisatoren van loop-, wieler- en motorwedstrijden moeten hun aanvraag minstens zestien weken op voorhand indienen.
Bij grote evenementen wordt ook gevraagd om een veiligheidsdossier in te vullen (zie verder onder formulieren).

Openlucht/inname openbaar domein

Organiseert u een evenement in openlucht en maakt u daarbij gebruik van het openbaar domein, dan doet u een inname openbaar domein. Dergelijke organisaties kunnen een impact op het verkeer hebben en daarom moet altijd bij het evenementenformulier een plannetje met aanduiding van de inname gevoegd worden. 

Materiaal (zie ook materiaal (verhuur))

Uitleendienst
De gemeentelijke Uitleendienst beschikt over heel wat materiaal (tafels, stoelen, podia, enz.) waar u als organisator handig gebruik kunt van maken. Het aanvraagformulier vindt u hieronder terug onder formulieren. Aanvragen kan ten vroegste een jaar en ten laatste zes weken voor de activiteit.

Uitleendienst audiovisueel materiaal
Het is ook mogelijk om audiovisueel materiaal zoals een belichtings- en/of geluidsinstallatie te ontlenen. Gebruik daarvoor de specifieke aanvraagformulieren (zie hieronder onder formulieren) en verzend ze via gemeentelijke.uitleendienst@telenet.be

Promotie

Aankondigingsborden (zie aankondigingsborden (gemeentelijke))

Aanplakborden (afficheborden) (zie aanplakborden (gemeentelijke))

Tijdelijke reclameborden of bewegwijzeringsborden langs de openbare weg of op het openbaar domein (zie aankondigingsborden (gemeentewegen))

Radiowagen
Wilt u promotie voor uw evenement maken met een rondrijdend voertuig met luidsprekers dan dient u een aparte schriftelijke aanvraag in met opgave van de dagen en uren wanneer die promotionele actie zal plaatsvinden, het traject dat gevolgd zal worden en voor welk evenement of welke actie u reclame wilt voeren. De aanvraag moet minstens drie weken voor aanvang van de actie bij
de dienst Evenementen en Feestelijkheden, tel. 09 321 92 27 ingediend zijn.

UiTdatabank
Wie in Nevele een evenement organiseert, kan hiervoor promotie maken via de UiTdatabank (www.uitdatabank.be). Evenementen die in deze databank vermeld staan, worden ook opgenomen in de activiteitenkalender van de infokrant en in UiTinnevele op de startpagina van deze website, maar ook in diverse andere agenda’s zoals Zone09, UiTinvlaanderen.be
Meer weten hoe u moet invoeren in de UiTdatabank? Surf naar de website van Cultuurnet.

SABAM

Als u een evenement organiseert in een voor publiek toegankelijke plaats, dient u ook auteursrechten te betalen op de muziek die gespeeld wordt. Deze auteursrechten worden geïnd door SABAM en komen ten goede van de auteurs, componisten en uitgevers.
Info:

SABAM, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel, tel. 02 286 82 11, contact@sabam.be,
www.sabam.be

Billijke vergoeding

Ook de uitvoerende artiesten (zangers en muzikanten) en de producenten van muziek krijgen een vergoeding, de billijke vergoeding genaamd. Deze wordt geïnd telkens als er vooraf opgenomen muziek ten gehore gebracht wordt in gebouwen of ruimten die voor het publiek toegankelijk zijn. Het gemeentebestuur betaalt zelf de billijke vergoeding voor zijn gemeentezalen. Als gebruiker van een gemeentezaal dient u hier dus niets voor te ondernemen.

Het gemeentebestuur betaalt voor een aantal gemeentezalen de billijke vergoeding:

  •  Turnzaal (bij gemeenteschool Nevele), Vaart Links 23, het basistarief (zonder drank en zonder dans);
  •  Polyvalente hall (bij gemeenteschool Nevele), Vaart Links 23, het polyvalent tarief met drank;
  •  Bovenzaal sportzaal Landegem, Stationsstraat 19, het basistarief;
  •  Cafetaria en jeugdhuis Mixit, Stationsstraat 19, het horecatarief;
  •  Benedenzaal sportzaal Landegem, Stationsstraat 19, het polyvalent tarief met dans;
  •  Zaal De Klaproos Landegem, Stationsstraat 20, het basistarief;
  • Gemeentezaal (zaal + keuken), Hansbekedorp 35, het polyvalent tarief met drank;
  • Gemeentezaal (zaal + keuken), Vosselaredorp 51, het polyvalent tarief met drank.

Wat zijn de stappen?

Als u als organisator één van bovenvermelde lokalen wenst te huren voor een tijdelijke activiteit (waar u vooraf opgenomen muziek wenst ten gehore te brengen) die gedekt is door betaling van een van bovenvermelde tarieven (jaartarief), bent u vrijgesteld van aangifte en betaling van de billijke vergoeding.
Als u echter een gebouw of lokaal wenst te huren waarvoor het gemeentebestuur geen jaartarief betaald heeft of waarvan het betaalde jaartarief de georganiseerde activiteit niet dekt, dan dient u zich als organisator zelf in regel te stellen met de wetgeving. Dat betekent aangifte doen tenminste vijf werkdagen voor aanvang van de activiteit en betaling van de verschuldigde vergoeding voor aanvang van de activiteit.

Info:
Outsourcing Partners, postbus 181, 9000 Gent 12, tel. 070 66 00 16, info@bvergoed.be,
www.bvergoed.be

Alcoholische dranken

Organisatoren van feesten en fuiven zijn verplicht te melden als ze sterke dranken schenken. Dit kan via het evenementenformulier (zie verder onder formulieren)

Proper en milieuvriendelijk

Restafvalzakken voor evenementen
Bij de dienst Burgerzaken kunnen specifieke restafvalzakken voor evenementen (240 liter) worden aangekocht ( 6 euro per stuk). Deze zakken passen in de rolcontainers die kunnen worden ontleend bij de gemeentelijke Uitleendienst. De evenementenzakken worden gratis opgehaald door de gemeentelijke werklieden. Info: Milieudienst

IVM Green Events
Afvalintercommunale IVM ontleent gratis herbruikbare bekers om afval te voorkomen op evenementen. Deze bekers zijn niet breekbaar en dus veiliger dan glas.
U kunt de bekers ophalen in:

Er dient wel een waarborg te worden betaald voor het gebruik van de bekers. Meer info op www.ivmafvalbeheer.be

Mobiwijzer.be: de slimme weg naar een duurzaam en vlot bereikbaar evenement
MobiWijzer is een toolbox die de Vlaamse Stichting Verkeerskunde (VSV) in samenwerking met het studiebureau Traject heeft uitgewerkt. Hiermee kunnen organisatoren van evenementen het recreatieve verkeer van, naar en op hun locatie vlot en duurzaam plannen. MobiWijzer analyseert de stand van zaken, selecteert maatregelen om de mobiliteit te verduurzamen en geeft praktische tips op maat van uw evenement. Surf naar www.mobiwijzer.be

Security

Bij fuiven is er steeds security nodig. Organisatoren van fuiven zijn verplicht om voor hun security beroep te doen op de diensten van een erkende bewakingsfirma. Op andere locaties heeft de organisator de vrijheid om eventueel te werken met vrijwilligers die een aanwijsbare band hebben met de organiserende vereniging. Dit vereist wel de uitdrukkelijke toestemming van de burgemeester en moet worden aangevraagd met het aanvraagformulier voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten waarop onder andere de persoonsgegevens van alle vrijwilligers moeten worden genoteerd.

Sluitingsuur/einduur

Het sluitingsuur/einduur bij publiek toegankelijke organisaties in de LoWaZone is 4.00 uur. Alleen voor activiteiten op oudejaarsnacht is er een afwijking mogelijk.

Speciale vergunningen

Voor het privé afsteken van vuurwerk of het lossen van vreugdeschoten in beperkte kring (bij bv. huwelijken) is een vergunning van de burgemeester vereist. Een gewone schriftelijke aanvraag volstaat.Info: de dienst Evenementen en Feestelijkheden, tel. 09 321 92 27.

Formulieren?

Regelgeving?